إدارة المشاريع (بالإنجليزيّة: Project Management) هي المعرفة المتعلقة بمجموعة من الأدوات والمبادئ والتقنيات المستخدمة في التدقيق والرقابة والمراقبة وتخطيط المشروع.
تُعرَّف إدارة المشروع بأنها تطبيق تخطيط وتنظيم جميع الموارد الخاصة داخل شركة ما لتنفيذ مشروع معين لمرة واحدة.
تعريف آخر لإدارة المشروع هو مجموعة من المهام التي تنطوي على تنسيق وتنظيم الموارد المالية والبشرية لإكمال العمل في المشروع.
مراحل إدارة المشاريع:
إدارة المشاريع صعبة إلى حد ما وهذا بسبب التفاصيل التي يمكن أن تؤثر على نجاحها ، مثل الموارد المطلوبة ، والميزانيات المتاحة ، وآراء العملاء المتغيرة باستمرار ، والعديد من الأمثلة الأخرى. وهي مقسمة إلى مراحل لتقليل الضغط وزيادة فرص نجاح الأعمال وما يليها سيناقش مراحل إدارة المشروع:
المرحلة الأولى:بداية المشروع:
المرحلة الأولى هي تحويل الفكرة إلى هدف مٌمكن. في هذه المرحلة تحتاج الشركة إلى إجراء دراسة جدوى للمشروع الذي تريد البدء فيه وفهم ضرورة تنفيذ المشروع على نطاق واسع.
في هذه المرحلة أيضًا، يتم الاتفاق على وثائق المشروع المهمة، الأهداف والميزانية والجدول الزمني ومدير المشروع وتفاصيل أخرى.
المرحلة الثانية: تخطيط المشروع:
المرحلة الثانية هي المرحلة الأكثر استهلاكا للوقت إذا لم تستخدم الشركة أحدث التقنيات في تخطيط الفكرة وتحويلها إلى مخطط أو رسم يمكن تطبيقه عمليًا،
ويُعرف باسم وهي اختصار للكلمات Specific S.M.A.R.T ، يعني المحدد أن الهدف محدد ، والقياس يعني أن الهدف قابل للقياس ، ويعني تحقيق الهدف أن الهدف ممكن وواقعي وواقعي، أي أن تكون واقعيًا وقابل للتحقيق في الوقت المناسب.
المرحلة الثالثة: تنفيذ المشروع
مرحلة التنفيذ حيث يقوم الفريق بالعمل الحقيقي، يجب على مدير المشروع التأكد من أنه بالإضافة إلى إعطاء الفريق الاهتمام اللازم ، يتم إنشاء بيئة عمل فعالة وخاضعة للرقابة.
مدير المشروع هو المسؤول عن الحفاظ على التعاون بين أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة في المشروع. هذا يُبقى الجميع في طابور ويضمن أن المشروع يعمل بسلاسة دون أي عوائق.
المرحلة الرابعه: مراقبة المشروع وإدارته
يمكن اعتبار المرحلتين 4 و 3 مرحلة واحدة ، حيث يتم إجراء المرحلتين في وقت واحد وليس بالتتابع.
ويتم تطبيق مرحلة المراقبة والتحكم في المشروع بالتزامن مع تنفيذ المشروع وزيادة فرص نجاح المشروع وضمان تحقيق الأهداف بالطريقة الصحيحة في الوقت المناسب.
المرحلة الخامسة: إغلاق المشروع
هذه هي المرحلة الأخيرة من إدارة المشروع ، عندما يتم تسليم المشروع في الوقت المحدد ، يتم الانتهاء من المستندات المتعلقة بالمشروع ، وإغلاق العقد ، وما إلى ذلك ، وعادة ما يتم عقد اجتماع لإنهاء المشروع
وقياس الإنجازات ودرجة النجاح ، ودراسة الفشل لتجنب الفشل في المشاريع المستقبلية.
أهداف إدارة المشاريع:
تأخذ الشركات التي تتطلع إلى بدء مشروع ما عدة وجهات نظر في الاعتبار وتطرح بعض الأسئلة التي تساعدهم على فهم وتحديد الأهداف التي يتعين تحقيقها بوضوح، فيما يلي نذكر بعض أهداف إدارة المشاريع:
- نعمل على إفادة الشركة وتطوير النتائج التي تم الحصول عليها من هذا المشروع.
- طور المهارات التي تحتاجها للقيام بالأعمال بالطريقة التي تريدها.
- تطوير وتنفيذ الإجراءات المناسبة.
- التأكيد على التعاون الشخصي والتواصل.
- تحقيق أهداف المشروع بأعلى جودة وضمن الوقت المتوقع.
- الاستخدام الفعال للموارد لتلبية احتياجات المشروع دون إهدار أو سرقة.
- نحن نلبي احتياجاتك الخاصة وطلباتك الخاصة.
المخاطر التي تواجه المشاريع:
أولاً: المخاطر القانونية
غياب أو عدم وجود رؤية قانونية للمتطلبات المحتملة أو التغييرات في الجوانب التالية:
- شروط السلامة.
- قوانين البيئة والتخطيط العمراني.
- ضوضاء.
- شراء العقارات
- مُنَاقَصَة.
- الإعفاءات والبدلات.
- الإجراءات المتعلقة بالأماكن العامة والتخطيط العمراني.
-إمكانية التقاضي:
- مُطالبات المستفيدين نتيجة أخطاء في الأداء أو قصور في الشروط المتفق عليها في المستندات التعاقدية.
- مطالبات الحكومات المحلية لعدم الامتثال للاتفاقيات أو الأضرار التي لحقت بالمناطق المحيطة بالمشروع.
- طلب التعويضات من السكان المجاورين لمنزلك أو شركتك.
- أخطاء من قبل المقاول أو صاحب المشروع فيما يتعلق بالاستعدادات القانونية.
- المخاطر التي يتحملها صاحب المشروع فيما يتعلق بالامتثال القانوني أثناء تنفيذ المشروع.
ثانياً: المخاطر التنظيمية
التغييرات في برنامج متطلبات المشروع نتيجة:
- عدم وضوح المبادئ الأساسية.
- تغيير تعريف أو تعريف المشروع.
- عدم وجود إجراءات واضحة للمشروع
- إجراءات التغييرات المحتملة والتخطيط وتقدير التكاليف وما إلى ذلك.
- إجراءات إنجاز المشروع وقبوله من قبل المستفيدين.
- الإجراءات الإدارية، وإجراءات تقديم العطاء وفتحه.
- إجراءات المكافآت.
- عدم وجود إجراءات لتوضيح المتطلبات التي حددها العملاء أو الإدارة أو الحكومة المحلية أو المدينة.
- عدم التوصل لاتفاق مع مختلف الأطراف المشاركة في المشروع.
- نقص أو نقص في الاتصال المناسب (داخلي أو خارجي) أو عدم وجود خطة اتصال متكاملة.
- لا توجد خطة جودة واضحة.
- طمس حدود المشروع.
- عدم وجود تنسيق داخلي بين المشاريع الفرعية عبر المشروع.
- لا يأخذ في الاعتبار أي أو كل المشاريع الأخرى ضمن نفس النطاق.
- عدم وجود أشخاص متخصصين في أجزاء معينة من المشروع بسبب مشاكل تنظيم المشروع أو انسحاب بعض الأشخاص ذوي التخصصات النادرة أو التغييرات في طاقم المشروع.
- التأخير في طلب المواد اللازمة للمشروع.
- تقديرات الوقت غير دقيقة أو غير مكتملة لأجزاء مختلفة من المشروع.
- توثيق عقد المشروع غير مكتمل أو مهمل.
ثالثاً: المخاطر الفنية
- التقييم غير الصحيح للتكنولوجيا المطلوبة أو طرق البناء أو مراحل المشروع.
- التغييرات في كيفية التصميم والبناء والتنفيذ.
- عمل إضافي أو فائض عن الحاجة لربط العمل الحالي بالعمل السابق.
- تطبيق أساليب إبداعية أو طرق جديدة للعمل على التنفيذ.
- تغييرات التصميم التي تم إجراؤها أثناء التنفيذ.
- تقديرات غير صحيحة لكمية المواد المطلوبة لتنفيذ المشروع.
- أداء مخيب للآمال من خلال تشغيل المقاولين أو المصممين.
- لا يمكنني الحصول على المواد التي أحتاجها.
- لقد تلقيت البند في وقت متأخر، أو حدوث خطأ في التنفيذ.
- تعقيدات التنفيذ غير المتوقعة من قبل المقاولين أو المالكين أو وكلائهم، والإضراب وإحداث الشعب.
رابعاً: مخاطر التقسيم
- معوقات العمل على مكان التنفيذ.
- وجود آثار أو أدلة على أن المنطقة أثرية.
- وجود مواسير وأنابيب وكابلات للخدمات الصحية والاتصالات وغيرها.
- المناخ المناسب للتنفيذ غير متوفر ، مثل فترات تساقط الثلوج لفترات طويلة أو العواصف.
- إن وجود التلوث في هذه المنطقة يعقد عملية التنفيذ.
- جودة الأرض ليست كافية من حيث قدرتها على تحمل البناء أو غيرها من الخصائص.
- النظر غير المناسب في الموارد النباتية في موقع المشروع.
- تكاليف إضافية لحماية المسطحات المائية الجوفية.
- لم يتم تطوير البنية التحتية مثل الطرق المؤدية إلى مكان التنفيذ ، أو هناك نقص في أماكن التنفيذ.
- ضرورة بناء منشآت ومرافق للمواصلات والأمان وغيرها من الوسائل.
خامساً: المخاطر المالية
- ارتفاع أسعار المواد المستخدمة في تنفيذ المشروع.
- تغيير في أسعار الفائدة.
- الإفلاس الذي قد يفضح المقاول أو المورد أو المستفيد من المشروع.
- وفرة التمويل واستعداد وكالات التمويل لمساعدة منفذي المشروع.
- عدم الدقة في سداد الالتزامات للمنفذين.
- عدم القدرة على الوصول إلى معلومات القرض.
- تغير سعر الصرف.
- انخفاض قيمة العملة.
- الانحرافات في التقديرات الضريبية.
سادساً: المخاطر الاجتماعية
- قلة أو قلة التواصل مع المتضررين من تنفيذ المشروع في المجتمع وعدم وجود إجراءات لتعزيز المشاركة والاستفادة من المشروع.
- المبالغة في معايير تقييم الأداء الاجتماعي أثناء تنفيذ المشروع.
- عدم وجود إجراءات للتخفيف من الآثار السلبية والأذى على المجتمع في مجالات التنفيذ.
- الضرر المباشر للأطراف الأخرى في العمل أو لممتلكاتهم.
- التأخيرات التي قد تحدث بسبب المظاهرات أو الحصار التجاري من قبل سكان منطقة المشروع.
- تقديرات غير صحيحة للخطوات اللازمة لمعرفة احتياجات الطرق والمواصلات. نحن نضمن عدم إزعاج المجتمعات في منطقة التنفيذ وأن يتم نقل المعدات والمواد إلى السكان دون مشاكل.
سابعا: المخاطر السياسية
- عدم الحصول على الموافقات أو التصاريح لأداء العمل المطلوب في الوقت المناسب، قلة وعي الأحزاب السياسية بأهمية وجدية بعض الإجراءات المطلوبة بشكل عاجل.
- عدم أو صعوبة الاتفاق مع السلطات البلدية أو مجالس المدن أو الأحزاب السياسية الأخرى.
- هناك اتفاق واضح بين البلديات والإدارات السياسية حول مسائل تتعلق بأساليب التنفيذ أو التصميم العام للمدينة أو الواجهات أو طرق الصيانة أو التنسيق بين مشاريع البنية التحتية المختلفة وعلاقة كل ذلك بالبيئة. غياب الرؤية . حمايتها.
- القضايا المتعلقة بتبني المخططات أو الخطط الإقليمية لتنظيم المناطق داخل المدينة.
- قضايا التوريد وقضايا فرض التعامل مع طرف معين.
